Servicii

Fie că este vorba de o conferință, un webinar, un workshop, un seminar, un summit, o convenție, un târg, o licitație, o expoziție, o gală, sau orice alt eveniment organizat la o întâlnire formală, acesta va fi mai ”savurat” atunci când un moderator de evenimente va fi prezent și va orchestra întâlnirea.
Moderatorul de eveniment este de fapt prezentatorul oficial al evenimentului organizat, este maestrul de ceremonii și cel care conduce firul evenimentului. Moderatorul de eveniment joacă un rol esențial în buna desfășurare, reușita și succesul oricărui eveniment organizat.

1. Moderatorul face pregătiri/ documentare.
Pregătirea este cheia în moderarea de succes a evenimentelor. El cercetează și se documentează cu privire la tema evenimentul. Va căuta să înțeleagă cu adevărat subiectul evenimentului pe care îl găzduiește – ​​chiar dacă el nu e cel care răspunde la întrebări, este totuși foarte important să fie la curent cu informațiile despre acea temă, subiect, evoluții recente, trenduri, etc.
În ceea ce privește pregătirea vorbitorilor invitați,  le oferă indicaţii despre tipul de întrebări pe care le va adresa, despre timpul acordat și structura intervenției. Conversațiile vor fi contruite pentru a fi fluide și naturale pentru a fi spre deliciul publicului.

2. Colaborează cu organizatorii de eveniment
A fi moderator este mai mult decât să fii un simplu angajat pentru câteva ore. De fapt, el este implicat în etapa de planificare pentru a afla și a înțelege mai multe despre tema și scopul evenimentului, astfel încât să îl poată servi cât mai bine.
Este important de aflat de ce organizează acel eveniment, care este misiunea companiei, cum și-ar dori ca publicul să fie implicat și ce obiective cheie au pentru eveniment. Este evenimentul online sau offline? 

Evenimentele ies cel mai bine atunci când sunt colaborative; și cu cât se adresează mai multe întrebări despre obiectivele generale ale companiei pentru eveniment, cu atât mai bine. Colaborarea și ajutarea la proiectarea evenimentului va facilita la reușita lui.

3. Înțelege nevoile publicului
Moderatorul va căuta să înțeleagă și să clarifice care sunt nevoile publicului, acesta fiind un pas în față pentru că astfel va contribui la creșterea impactului acestui eveniment.
Ce și-ar dori audiența să afle? la ce nevoie trebuie să se răspundă?

Evenimentele sunt despre informarea, educarea și inspirarea unui public – nu sunt doar un vehicul pentru promovarea unei anumite companii sau antreprenori – și merită întotdeauna să se readucă evenimentul la relevanță și impact.
Așadar, moderatorul va căuta claritate cu privire la ceea ce încearcă să transmită audienței.

LA EVENIMENT
4. Introduce tema evenimentului
Este întotdeauna util să începi cu o introducere în temă pentru public. În câteva cuvinte se prezintă subiectul publicului și relevanța sa. Oferirea contextului permite audienței să fie prezentă în discuție și să fie la curent cu discursul zilei. Moderatorul indică și subliniază ce va câștiga publicul în următoarele minute și încurajează participarea amintindu-le că va exista o oportunitate pentru întrebări la sfârșit.

5. Prezintă vorbitorii invitați
Realizează o prezentare relevantă a  invitaților de pe șcenă, în concordanță cu tema evenimentului sau îi roagă pe dânșii să se prezinte – este mult mai informal și mai intim, dar adoptarea unei astfel de prezentări depinde de tipul de eveniment. Evită repetițiile, se asigură că lucrurile și conversația să curgă liber.

6. Încurajează dialogul
Din nou, în spiritul unui dialog care curge liber, întotdeauna încurajează vorbitorii inbitați să se angajeze în discuție cu interes maxim – răspunzând la comentarii, punându-şi întrebări, etc.
Păstrează lucrurile dinamice și interesante. Va încuraja la interacțiune exersând arta de a pune întrebări, știe ce întrebări să le adreseze direct invitaților și știe cu adevărat ce e relevant din domeniile lor de expertiză.

7. Exersează ascultarea activă
A asculta este mult mai mult decât a tăcea și a da din cap atunci când cineva vorbește. Ceea ce am învățat de la întâlnirile Toastmasters este arta ascultării active – prin care ascultăm mai mult decât cuvintele, dar și lucruri mai subtile, cum ar fi schimbarea tonului, limbajul corpului, cuvintele pe care le folosesc invitații.
Este atât de important să ascultăm cu atenție vorbitorii în timpul discuției și, deși poate fi tentant să urmezi doar o listă de întrebări, aceasta duce întotdeauna la o conversație mai simplă. Așa că ascultând activ se pot crea momente cu adevărat unice.

8. Improvizează, în afara scriptului
Urmărirea unui script poate fi un lucru bun, dar atunci când discuția permite se merită să se iasă în afara scriptului, mai ales dacă invitatul ridică mingea la fileu. Se pot pune întrebări neașteptate, se pot lăsa spații pentru pauză și reflecție, se poate improviza etc. Moderarea înseamnă mult mai mult decât a pune doar o listă de întrebări, ea înseamnă și a crea spațiu oferind vorbitorilor posibilitatea de a împărtăși cu adevărat experiența și povestea lor personală.

9. Implică publicul
Implicarea publicului este atât de importantă la evenimente – iar un moderator excelent încurajează participarea publicului pe tot parcursul evenimentului. Aceasta va varia de la eveniment la eveniment, dar poate include: întrebări și răspunsuri ale publicului la sfârșit, pe tot parcursul discuției, ridicând mâna sau, dacă este un eveniment virtual, folosind sondaje și chestionare. Moderatorul ține publicul atent, cerând participarea lui chiar și atunci când nu se așteaptă la asta și poate vedea semnele când publicul devine neliniștit sau plictisit și găseaște modalități de a aduce înapoi în momentul prezent. Ceea ce face un moderator excelent este această atenție la detalii care menține discuțiile stimulatoare și diverse.

DUPĂ EVENIMENT
10. Social media și feedback
Munca nu este terminată în clipa în care moderatorul se coboară de pe scenă! Continuarea interacțiunii cu publicul pe platformele de social media este o modalitate excelentă de a spori vizibilitatea evenimentului și de a-i crește profilul. Se pot folosi diferite platforme pentru a împărtăși experiența publicului despre eveniment și pentru a obține feedback și eventual testimoniale în persoană, acolo unde este posibil.

11. Face o analiză post-eveniment cu organizatorul
Pentru a construi evenimente de succes, un moderator excelent va căuta să obțină feedback de la organizatori și să revizuiască obiectivele stabilite înainte de eveniment. Ia în considerare feedback-ul primit cu privire la abilitățile de prezentare pe scenă și alege ce merită să implementeze pe viitor.