Bine ai venit!

Dacă ar fi să creionăm fișa de post a unui moderator, probabil principalele lui sarcini ar fi:
– aliniere și adaptare cu evenimentul, devine interfața evenimentului
– menține agenda și desfășurătorul programului,
– realizează prezentarea temei și a invitaților,
– facilitează discuțiile și intervievează la șcenă deschisă,
– captează și menține cu pricepere atenția auditoriului,
– ghidează util și confortabil cu informații participanții la eveniment,
– conduce sesiunea de întrebări și răspunsuri,
– conduce aplauzele și buna dispoziție în cadrul evenimentului,
– prezintă sponsorii, partenerii și colaboratorii evenimentului,
– informează cu privire la anunțurile, ofertele și promoțiile existente,
– încheie într-o notă plăcută și concluzionează evenimentul lăsând audiența într-o stare
pozitivă.

ÎNAINTE DE EVENIMENT
1. Face pregătiri (dar nu suprapregătri).
Pregătirea este cheia în moderarea de succes a evenimentelor. Cercetează și se documentează cu privire la tema evenimentul. Va căuta să înțeleagă cu adevărat subiectul evenimentului pe care îl găzduiește – ​​chiar dacă el nu e cel care răspunde la întrebări, este totuși foarte important să fie la curent cu informațiile despre acea temă, subiect, evoluții recente, trenduri, etc.
În ceea ce privește pregătirea speakerilor,  le oferă indicaţii despre tipul de întrebări pe care le va adresa, despre timpul acordat și structura intervenției. Conversațiile vor fi contruite pentru a fi fluide și naturale pentru a fi spre deliciul publicului.

2. Colaborează cu organizatorii de eveniment
A fi moderator este mai mult decât să fii un simplu angajat pentru o zi. De fapt, el este implicat în etapa de planificare pentru a afla și a înțelege mai multe despre tema și scopul evenimentului, astfel încât să îl poată servi cel mai bine.
Este important de aflat de ce organizează acel eveniment, care este misiunea companiei, cum și-ar dori ca publicul să fie implicat și ce obiective cheie au pentru eveniment. Este evenimentul online sau offline? 

Evenimentele ies cel mai bine atunci când sunt colaborative; și cu cât se adresează mai multe întrebări despre obiectivele generale ale companiei pentru eveniment, cu atât mai bine. Ajutarea la proiectarea evenimentului va facilita la reușita lui.

3. Înțelege nevoile publicului
Clarifică care sunt nevoile publicului, acesta fiind un pas în față pentru că astfel va contribui la creșterea impactului acestui eveniment.
Ce și-ar dori audiența să afle? la ce nevoie trebuie să se răspundă?

Panelurile sunt despre informarea, educarea și inspirarea unui public – nu sunt doar un vehicul pentru promovarea unei anumite companii sau antreprenori – și merită întotdeauna să se readucă evenimentul la relevanță și impact.
Așadar, moderatorul va căuta claritate cu privire la ceea ce încearcă să transmită audienței.

LA EVENIMENT
4. Introduce tema evenimentului
Este întotdeauna util să începi cu o introducere în temă pentru public. În câteva cuvinte se prezintă subiectul publicului și relevanța sa. Oferirea contextului permite audienței să fie prezentă în discuție și să fie la curent cu discursul zilei. Moderatorul indică și subliniază ce va câștiga publicul în următoarele minute și încurajează participarea amintindu-le că va exista o oportunitate pentru întrebări la sfârșit.

5. Prezinită speakerii (pe scurt)
Realizează o prezentare relevantă a speakerilor invitați, în concordanță cu tema evenimentului sau îi roagă pe speakeri să se prezinte – este mult mai informal și mai intim, dar asta depinde de tipul de eveniment. Evită repetițiile, se asigură că lucrurile și conversația să curgă liber.

6. Încurajează dialogul
Din nou, în spiritul unui dialog care curge liber, întotdeauna încurajează speakerii să se angajeze în discuție cu interes maxim – răspunzând la comentarii, punându-şi întrebări, etc. Păstrează lucrurile dinamice și interesante. Va încuraja la interacțiune exersând arta de a pune întrebări, știe ce întrebări să le adreseze direct speakerilor  și știe cu adevărat ce e relevant din domeniile lor de expertiză.

7. Exersează ascultarea activă
A asculta este mult mai mult decât a tăcea și a da din cap atunci când cineva vorbește. Ceea ce am învățat de la întâlnirile Toastmasters este arta ascultării active – prin care ascultăm mai mult decât cuvintele, dar și lucruri mai subtile, cum ar fi schimbarea tonului, limbajul corpului, cuvintele pe care le folosesc speakerii.
Este atât de important să ascultăm cu atenție vorbitorii în timpul discuției și, deși poate fi tentant să urmezi doar o listă de întrebări, aceasta duce întotdeauna la o conversație mai simplă. Așa că asculând activ putem crea momente cu adevărat unice.

8. Improvizează, în afara scriptului
Urmărirea unui script poate fi un lucru bun, dar atunci când discuția permite merită să se iasă în afara scriptului, mai ales dacă speakerul ridică mingea la fileu. Se pot pune întrebări neașteptate, se pot lăsa spații pentru pauză și reflecție, etc. Moderarea înseamnă mult mai mult decât a pune doar o listă de întrebări, ea înseamnă și a crea spațiu oferind vorbitorilor posibilitatea de a împărtăși cu adevărat experiența și povestea lor personală.

9. Implică publicul
Implicarea publicului este atât de importantă la evenimente – iar un moderator excelent va încuraja participarea publicului pe tot parcursul evenimentului. Aceasta va varia de la eveniment la eveniment, dar poate include: întrebări și răspunsuri ale publicului la sfârșit, pe tot parcursul discuției, ridicând mâna sau, dacă este un eveniment virtual, folosind sondaje și chestionare. Moderatorul ar trebui să țină publicul atent, cerând participarea atunci când nu se așteaptă la asta și ar trebui să poată vedea semnele când publicul devine neliniștit sau plictisit și să găsească modalități de a aduce. ei înapoi în momentul prezent. Ceea ce face un moderator excelent este această atenție la detalii care menține discuțiile stimulatoare și diverse.

DUPĂ EVENIMENT
10. Social media și feedback
Munca nu este terminată în clipa în care se coboară de pe scenă! Continuarea interacțiunii cu publicul pe platformele de social media este o modalitate excelentă de a spori vizibilitatea evenimentului și de a-i crește profilul. Se pot folosi diferite platforme pentru a împărtăși experiența publicului despre eveniment și pentru a obține feedback și eventual testimoniale în persoană, acolo unde este posibil.

11. Face o analiză post-eveniment cu organizatorul
Pentru a construi evenimente de succes, un moderator excelent va căuta să obțină feedback de la organizatori și să revizuiască obiectivele stabilite înainte de eveniment. Ia în considerare feedback-ul primit cu privire la abilitățile de prezentare pe scenă și alege ce merită să implementeze pe viitor.